La reestructuración de las Empresas.

Los que llevamos años en el mundo IT venimos escuchando que ya estamos a puntito de vivir la oficina sin papeles y aquí estamos 2015 y detrás de pilas de papeles que van y vienen.

Pero hay que reconocer que hoy si estamos mas cerca que nunca de lograrlo. Los nuevos formatos de documentos, las aplicaciones de gestión de contenidos o de gestión documental junto con la certificación electrónica de autenticidad, sumado a la nueva generación de dispositivos que tenemos a nuestro alcance como son los Smartphone, Tabletas, eReaders y las nuevas familias de portátiles mas livianos y con baterías que soportan mas horas de trabajo, hacen que tener la información disponible en todo momento y lugar ya no sea un deseo a futuro.

¿Pero como nos afecta esto a la hora de planificar una restructuración en nuestra empresa y sobre todo en nuestra forma de trabajo?
Pues en muchas cosas pero sobre todo en nuestros costes fijos (léase dinero que gastamos). Algunos datos a tener en cuenta son los siguientes:

  • La digitalización de nuestra documentación nos brinda la posibilidad de asegurar un correcto almacenamiento y orden  ahorrando en tiempo de búsqueda y en espacio de almacenamiento dentro de nuestros despachos.
  • Se calcula que un 40% de  los puestos de trabajo se encuentran vacíos la mayor parte del día y según las tendencias este porcentaje va en aumento. Estos puestos en la mayoría de los casos están equipados con teléfonos, pantallas adicionales para conectar nuestro portátil, en el peor de los casos con ordenadores de sobremesa que no se utilizan pero permanecen encendidos.
  • Las zonas de almacenamiento de papeles, catálogos, documentación técnica, etc. al ser digitalizados o transformarse su forma de ser consumidos desaparecen o se reducen al máximo.
  • La desaparición de despachos para transformarse en zonas abiertas y multifuncionales reducen de media en un 50% el espacio utilizado.
    Estudios realizados demuestran que los espacios abiertos y sin puestos fijos aumentan la alrededor de un 20% la productividad de las personas que trabajan en grupos e intercambian información de forma fluida creando grupos según las necesidades de los proyectos.
  • Zonas de reunión cómodas y multifuncionales donde los empleados puedan intercambiar información de sus proyectos evitando el ir y venir de mails y llamadas telefónicas que dilatan las soluciones por malas interpretaciones o falta de información complementaria. Esta estructura abierta solo es viable cuando la información de la empresa esta disponible y consumible sin importar la localización del trabajador.
  • El software de gestión de información reduce o elimina la duplicidad y promueve la reutilización de la misma, evitando la  invención de la rueda proyecto tras proyecto.
  • Videoconferencias, almacenamiento Cloud, aplicaciones móviles personalizadas que mejoran la experiencia de usuarios a la hora de consumir datos y favorecen el teletrabajo ayudando gestionar la conciliación familiar y el trabajo por objetivos.

Estos son algunos de los puntos a tener en cuenta a la hora de planificar la restructuración de nuestra empresa y replantear nuestro modelo de trabajo a futuro.

Aprovecharnos de las nuevas tecnologías  ya no es opcional es indispensable, las tabletas están ocupando un lugar en el día a día laboral que no podemos ignorar los teléfonos y las aplicaciones en la nube.

No se si eliminaremos los papeles de nuestras mesas de trabajo y seguramente seguirán estando nuestras notas e ideas pero lo que es seguro es que nuestros puestos de trabajo cambian y son cada vez menos dependientes de un lugar físico y fijo.

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